1. Wie zijn wij?

Alfabet BV, met zetel te 9000 Gent, Keizer Karelstraat 75, RPR Gent, afdeling Gent, KBO 0793.613.121 (hierna Alfabet genoemd) is een holdingvennootschap, die actief is in de brede bouw- en vastgoedsector.

Het is onze missie om met onze ‘house of real estate’ de referentie in het vastgoed te zijn in de Benelux, dankzij een levenslange relatie met de klant over alle domeinen in het vastgoed heen.

2. Waarom hebben wij een privacybeleid?

Alfabet hecht veel belang aan jouw privacy. Vermits we vanwege de aard van ons bedrijf veel persoonlijke gegevens verwerken, verbinden we ons ertoe de hoogste normen inzake privacy te handhaven om ervoor te zorgen dat jouw persoonsgegevens worden beschermd, en alleen worden gebruikt waar nodig.

3. Wanneer is dit privacybeleid van toepassing?

Dit privacybeleid is van toepassing op elke gebruiker van de website www.alfabet.be en al haar sub-sites (hierna samen de “Website” genoemd). Alfabet is eigenaar en beheerder van de Website, alsook de verwerkingsverantwoordelijke van jouw persoonsgegevens.

Dit privacybeleid is van toepassing op alle persoonsgegevens die ons op elektronische wijze worden bezorgd. Deze kunnen zowel verzameld worden door middel van de invulformulieren op de Website als via de informatie die je ons verstrekt via e-mail.

Houd er rekening mee dat wanneer je contact met ons opneemt via een ander elektronisch medium (zoals Facebook, Instagram of Linkedin), het privacybeleid van die websites voorrang heeft in geval van strijdigheden met dit privacybeleid.

4. Welke informatie verzamelen we en waarvoor gebruiken we deze?

Voor alle verwerkingen van jouw persoonsgegevens vragen we jou, als toekomstige of huidige klant van Alfabet, ofwel jouw toestemming, ofwel verwerken we deze omdat dit noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst tussen jou en Alfabet, om te voldoen aan een wettelijke verplichting of omdat dit noodzakelijk is voor het gerechtvaardigd belang van Alfabet om te ondernemen. In geval van de Website zullen alle verwerkingen van jouw persoonsgegevens op basis van ‘toestemming’ gebeuren.

Om je op correcte wijze te kunnen contacteren, vragen we altijd jouw naam, e-mailadres en telefoon- of GSM-nummer. Zo kunnen we jouw vraag snel en eenvoudig beantwoorden. Alle andere persoonsgegevens die je geeft, is facultatief. Indien je de verplichte velden niet of incorrect invult, kan jouw vraag mogelijks niet (volledig) beantwoord worden.

In het kader hieronder worden de doelen van gegevensverwerking nader toegelicht, samen met hun respectievelijk gebruikte persoonsgegevens.

4.1 Wat is het doel van de gegevensverwerking en welke gegevens worden voor dit doel gebruikt?

• Communicatiekanalen

Indien je je wilt inschrijven voor een nieuwsbrief, WhatsApp berichten of enige andere vorm van periodieke communicatie ontvang je van ons informatie over de sector, nieuws over onze bedrijven, praktische tips inzake bouw- en vastgoed in de ruime zin, wedstrijden, wenskaarten, events, investeringsopportuniteiten, vacatures,  etc., naargelang wat voor jou van toepassing is.

Naam, e-mailadres en telefoon- of GSM-nummer.

• Events

Indien je aan bepaalde events wenst deel te nemen, ontvang je van ons een uitnodiging voor de door ons georganiseerde events, zoals opendeurdagen, lokale braderieën, opening van nieuwe kantoren, recepties, etc., indien je daarvoor in aanmerking komt.

Naam, e-mailadres en telefoon- of GSM-nummer.

• Investeringsopportuniteiten

Indien je je als investeerder wilt inschrijven voor mogelijke investeringsopportuniteiten, houden we je graag hiervan op de hoogte.

Naam, e-mailadres en telefoon- of GSM-nummer.

• Sollicitaties

Indien je een job zoekt bij Alfabet of een met Alfabet verbonden vennootschap, vragen we om jouw gegevens om daarmee jouw sollicitatie te kunnen verwerken.

Naam, e-mailadres, telefoon- of GSM-nummer en CV

• Contact

Wanneer je ons een algemeen bericht stuurt, hebben we jouw gegevens nodig om je te kunnen contacteren met de antwoorden op jouw vragen.

Naam, e-mailadres en telefoon- of GSM-nummer.

4.2 Jouw profiel

Om onze diensten zo goed mogelijk te leveren aan onze klanten worden jouw gegevens die we verzamelen via de bovenstaande kanalen verzameld in ons CRM-systeem. Zo kunnen we onze voorgaande contacten altijd linken aan klanten die we reeds kennen.

5. Wie heeft toegang tot jouw data?

We hebben toegang tot jouw persoonsgegevens, wanneer dit nodig is om een verwerking uit te voeren zoals hierboven is beschreven. We zullen jouw persoonsgegevens niet doorgeven aan derden, zonder jouw toestemming. Jouw persoonsgegevens worden in ons CRM-systeem opgeslagen, waartoe de toegang beperkt is en de passende technische en organisatorische maatregelen zijn genomen om de veiligheid ervan te garanderen. Alle personen die toegang hebben tot het CRM-systeem zijn tot confidentialiteit gehouden.

We kunnen jouw informatie delen met de volgende partijen:

• Met onze medewerkers, met inbegrip van zelfstandige medewerkers, voor de uitvoering van hun opdracht.
• Met alle met Alfabet verbonden vennootschappen en gelieerde ondernemingen, voor de uitvoering van hun opdracht. Zij handelen elk als aparte verwerkingsverantwoordelijke. 
• Met de bij ERA aangesloten vastgoedmakelaars, die franchisenemer van ERA Belgium zijn, voor de uitoefening van hun opdracht.
• Met externe dienstverleners die namens ons diensten verlenen of gegevens verwerken, of voor gegevenscentralisatie en/of logistieke doeleinden. Zij treden enkel op als processor, en gebruiken jouw data aldus enkel onder onze strikte voorwaarden.
• Met leveranciers, consultants, marketingpartners en andere serviceproviders die toegang tot dergelijke informatie nodig hebben om namens ons te werken. Ook zij treden enkel op als processor, en gebruiken aldus jouw data enkel onder onze strikte voorwaarden.
• Met de bevoegde autoriteiten naar aanleiding van een verzoek om informatie als wij van mening zijn dat openbaarmaking in overeenstemming is met, of anderszins vereist is door, enige toepasselijke wet- of regelgeving (notaris, gemeente, OVAM, etc.) of juridische procedure.

Zowel Alfabet als alle met Alfabet verbonden vennootschappen hebben toegang tot jouw gegevens. Vermits elke met Alfabet verbonden vennootschappen zelfstandig en onafhankelijk optreedt, werd een Joint Control Agreement gesloten, waarin staat wie bij een eventuele inbreuk aansprakelijk is en hoe er met jouw persoonsgegevens wordt omgegaan. Indien je vragen hebt hierover kan je je zowel tot Alfabet als tot de betrokken met Alfabet verbonden vennootschap richten. De interne aansprakelijkheid weerhoudt je niet om verzoeken en vorderingen tegen de ene of de andere te richten.

We zullen jouw gegevens niet overdragen aan klanten buiten de EER (Europese Economische Ruimte) zonder jouw uitdrukkelijke toestemming. 

6. Hoe lang wordt jouw data bijgehouden?

We houden je persoonsgegevens initieel 2 jaar bij. Na afloop hiervan kan jouw toestemming telkens met 1 jaar verlengen, door ons verzoek tot verlenging te aanvaarden. Zoniet worden jouw persoonsgegevens geanonimiseerd.

7. Wat zijn jouw rechten?

De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) voorziet voor jou als gebruiker van de Website een aantal rechten die, binnen bepaalde voorwaarden, kunnen worden ingeroepen. Hieronder vind je een opsomming hiervan met een korte toelichting.

7.1 Recht van inzage

Recht van inzage betekent eerst en vooral dat we je moeten informeren over wat er met jouw persoonsgegevens gebeurt en dat we jouw rechten moeten beschrijven. Deze vind je alvast terug onder het deel “4. Welke informatie verzamelen we en waarvoor gebruiken we deze?”.

Daarnaast moeten we je op jouw vraag een kopie van jouw persoonlijke gegevens bezorgen. Je ontvangt een exemplaar op eenvoudig verzoek via een van de bovengenoemde kanalen. Houd er rekening mee dat alleen het eerste exemplaar gratis is. We behouden ons het recht om je te verzoeken ons een bewijs van jouw identiteit voor te leggen, om te voorkomen dat we jouw persoonsgegevens doorgeven aan derden. We sturen je jouw persoonsgegevens per e-mail, tenzij je om deze specifiek per post vraagt of wanneer een e-mail niet mogelijk is (bv. wegens technische omstandigheden).

Het is mogelijk dat bepaalde documenten persoonsgegevens van derden bevatten die dezelfde bescherming genieten als jou. We moeten daarom bepaalde documenten anonimiseren, wat enige tijd kan duren. We zullen je steeds informeren als we niet binnen een maand aan jouw verzoek kunnen voldoen.

7.2 Recht op rectificatie (recht op correctie)

Als we in het bezit zijn van onjuiste of niet langer actuele persoonsgegevens, zullen we dit op eenvoudig verzoek aanpassen. In het geval dat we zelf vermoeden dat jouw persoonsgegevens niet langer actueel zijn, kunnen we contact met je opnemen om dit te verifiëren.

7.3 Recht op gegevenswissing (recht om te worden vergeten)

Wanneer je aan een van de onderstaande criteria voldoet, zullen we jouw gegevens verwijderen. Jouw e-mailadres en/ of telefoonnummer en/ of adres en/ of naam zal op een blacklist bewaard worden zodat ons systeem zal herkennen dat je niet langer wenst gecontacteerd te worden.

Omstandigheden waarin we jouw persoonsgegevens kunnen verwijderen:

• Indien we jouw persoonsgegevens niet meer verwerken of deze niet langer nodig hebben.
• Indien je jouw toestemming intrekt voor een verwerking die uitsluitend op toestemming was gebaseerd.
• Indien je jouw recht op bezwaar hebt ingeroepen (zie hieronder).
• Indien jouw gegevens onrechtmatig werden verwerkt.
• Indien we wettelijk verplicht zijn om jouw persoonsgegevens te verwijderen.
• Indien jouw jouw persoonsgegevens zijn verzameld met betrekking tot het aanbieden van diensten van de informatiemaatschappij.

Er zijn enkele specifieke situaties waarbij deze gegevenswissing niet kan worden uitgevoerd. Deze situaties komen vaak voor in onze sector. De redenen om niet aan jouw verzoek te kunnen voldoen, zijn een van de volgende:

• Voor naleving van een wettelijke verplichting.
• Voor archivering, onderzoek of statistische doeleinden in overeenstemming met artikel 89 van de AVG.
• Voor het instellen, uitoefenen of verdedigen van juridische claims.
• Om redenen van volksgezondheid.
• Het recht op vrijheid van meningsuiting en informatie prevaleert.

7.4 Recht op beperking van verwerking

We zullen de verwerking stopzetten in het geval dat:

• We in het bezit zijn van onjuiste gegevens.
• Wanneer onze verwerking als onwettig wordt beschouwd.
• Er sprake is van juridische claims.
• Er sprake is van het recht op bezwaar in de zin van artikel 21 van de AVG totdat de kwestie is opgehelderd.

Wanneer de beperking van verwerking niet langer een bestaansreden heeft, zullen we je de redenen van het opheffen van de beperking meedelen.

7.5 Recht op kennisgeving

Wanneer je je beroept op de bovengenoemde rechten, met uitzondering van het recht op toegang, zullen we dit doorgeven aan elke ontvanger aan wie jouw persoonsgegevens zijn verstrekt, tenzij dit onmogelijk blijkt of onevenredige inspanningen met zich meebrengt. We zullen je op jouw verzoek informeren over die ontvangers.

7.6 Recht op data-portabiliteit

Alle persoonsgegevens die je ons hebt verstrekt, die we verwerken op basis van toestemming en die we verwerken via geautomatiseerde middelen, worden op verzoek naar jou of een andere controller (indien technisch mogelijk) in “leesbaar formaat” verzonden. Zo kunnen we je een CSV-bestand van jouw gegevens overhandigen of overdragen naar een andere partij die jij aanduidt.

7.7 Recht op bezwaar

Wanneer we jouw persoonsgegevens verwerken op basis van gerechtvaardigd belang of op basis van het uitvoeren van een taak van algemeen belang, kan je bezwaar aantekenen. We zullen jouw bezwaar onderzoeken en de verwerking alleen voortzetten na onderzoek als we kunnen bewijzen dat we een juridische reden hebben om door te gaan met de verwerking. De conclusie van het onderzoek zal aan je worden meegedeeld.

Wanneer je bezwaar hebt tegen direct marketing op basis van gerechtvaardigd belang, zullen we je niet langer direct marketing sturen, vanaf het moment dat we jouw verzoek hiertoe ontvangen.

8. Kan je jouw toestemming intrekken?

Ja, op elk moment kun je jouw toestemming voor het verwerken van je gegevens intrekken. Er zijn echter twee uitzonderingen. Ten eerste, als er nog een andere rechtsgrond is voor het verwerken van je gegevens, zullen we jouw gegevens binnen die rechtsgrond nog steeds verwerken. Ten tweede mag intrekking van toestemming niet worden gebruikt om contractuele verplichtingen te omzeilen. Kort gezegd: als je jouw toestemming intrekt, werkt deze alleen naar de toekomst toe en wordt alle eerdere verwerking als legaal beschouwd. Als de noodzaak om een contract uit te voeren aanwezig is, worden je gegevens op die basis verder verwerkt.

9. Hoe kan je ons bereiken?

Voor vragen, opmerkingen of klachten of voor het uitoefenen van jouw rechten inzake privacy kan je ons contacteren via volgende kanalen:

• Adres: Keizer Karelstraat 75, 9000 Gent
• Telefoon: +32 (0)9 277 70 88
• E-mail: info@alfabet.be
• Website: alfabet.be

Als we niet in staat waren om jouw verzoek optimaal te behandelen, heb je altijd het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit:

• Adres: Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
• Telefoon: +32 (0)2 274 48 00
• E-mail: commission@privacycommission.be
• Website: privacycommission.be

10. Wijzigingen in ons privacy beleid

Dit privacy beleid vervangt alle voorgaande versies en is van toepassing vanaf 1 augustus 2023. We behouden ons het recht voor om dit privacy beleid op elk moment te wijzigen en/of bij te werken.

In geval van tegenstrijdigheden tussen dit privacy beleid en de bijzondere voorwaarden die van toepassing zijn op bepaalde producten en diensten, zullen deze bijzondere voorwaarden voorrang hebben op dit privacybeleid.